青海省司法厅

青海省司法厅办公室关于2018年公证质量专项检查情况的通报

各市、自治州司法局：

根据司法部公共法律服务管理局关于公证质量自检通知的要求，省司法厅及时下发《青海省司法厅办公室关于组织开展全省公证质量检查活动的通知》（青司办〔2019〕36号）文件，要求各地司法行政管理部门和公证机构依托全省“公证质量管理年”活动取得的成效，对2018年以来办理的公证登记簿录入情况、赋强公证不予执行情况、涉外公证退回情况等进行自查自纠。各地及时制定自查、抽查方案，按期完成专项检查，西宁、海东、海北、黄南等司法局形成质量检查报告。省司法厅抽调质量意识高、业务能力强的公证员组成公证质量检查组赴西宁、海东2市开展公证质量检查工作，现将检查情况通报如下：

一、基本情况

（一）公证登记簿录入情况。2018年，全省共办结各类公证40109件，公证管理系统内录入31813条，因西宁市恒源公证处2019年初更换办证系统，需破解原办证系统后手工补录公证信息外（正在补录中），其余各公证处均按要求录入并完善公证登记信息。

（二）赋强公证执行情况。2018年全省共出具赋予强制执行证书7110件，抽查各类赋强案卷366本，出具执行证书5件（1件终止执行），赋强债权文书卷宗合格率84%，执行证书卷宗合格率100%，所办理公证事项符合公证程序规则，办证程序规范，未出现明显质量问题。

（三）涉外公证书退回情况。2018年全省办理涉外公证2943件、涉港澳台公证54件，共抽查涉外公证卷宗94本，涉港澳台公证卷宗20本，合格率为99%；退回及撤销数均为0。

二、存在的问题

一是办理程序不规范。个别公证案卷申请表、受理通知单、送达回执表格制作不规范，案卷谈话笔录过于简单，针对性不强，个别谈话笔录中出现当事人法律关系错误，有的案卷甚至缺失审批人签名和收费依据，特别是对当事人不履行时出具执行证书后的核实方式事先约定不明确。

二是公证审查不严格。部分公证员凭经验办证，办证不严格、仔细。如个别公证处对合同（协议）中无赋强条款约定的，也习惯性出具赋予强制执行效力的公证书。有的公证员将已婚当事人（有结婚证）在谈话笔录中还通过询问的方式写成单身。个别公证员因审核不严格，将与公证事项无明显关联的证明文件、调查材料纳入公证卷宗中。

三是调查核实不完善。个别案卷里人脸识别系统所保留的影像模糊，审查核实不够充分，对继承权公证事项的当事人，仅以电话核实并记录，未深入当事人街道小区及所在单位实地核实。减证便民措施落实不够，告知书和声明书利用率不高，对精准扶贫项目的赋强公证中当事人履约情况未及时进行回访。

四是证词表述不严谨。个别公证词出现语法、语句错误，证词表述不准确，不严谨，部分公证词引用法律条款不够规范，公证书存在错字、漏字现象。告知书内容针对性不强，公证文书瑕疵较多。

五是信息技术运用不够。公证人员对录入软件流程运用不熟悉，造成管理系统内公证登记簿无记录或记录缺失。

六是档案管理不规范。部分公证处卷宗装订顺序有误，卷宗目录重复，同一卷宗内重复出现内容相同的目录，个别卷宗存在无编号、无保管期限现象。还有部分公证处2018年案卷至今未装订、归档。某公证处因公证员不及时上缴办结公证档案，导致调卷困难，档案管理不规范。

上述问题，反映出少数公证员办证不细致、态度不认真，学习提高不够，案件流程执行完毕后不用心去总结办证过程、完善案卷。上述情况和问题，评查人员已及时向所属公证机构和公证员进行了反馈，要求限期整改。

三、整改措施

在下一步工作中，各地公证机构要以公证规范化建设为基础，以信息化办证系统为平台，以提高公证质量为抓手，进一步强化公证质量意识、法律责任意识、执业风险意识、行业自律意识，教育引导广大公证人员在执业过程中依法执业、规范执业、诚信执业、廉洁执业，进一步提高公证质量，加强公证规范化建设。

　　一要各级司法行政机关要牢固树立“公证质量是生命线”的底线思维，及时完善工作制度，健全质量管控体系，建立质量监管长效机制，把公证质量检查考核作为一个常态工作来抓。各公证机构要认真梳理分析在公证案卷质量评查中暴露出的问题，及时查漏补缺，迅速加以整改，坚决杜绝“小问题不断，老问题不改”的现象，在规范办证程序、提高公证质量上动真格、下大力、用真功，确保公证文书经得起历史和实践的考验。

　　二要公证网络化办证系统是提高公证质量，规范公证文书，强化公证案卷档案管理的重要手段。各公证机构要高度重视公证办证软件的应用和培训，落实公证网络化办证系统的安装和使用，熟练掌握软件运用技能，各级司法行政机关要督促公证机构正确使用公证办证系统和行政管理系统，由主管领导负责开展不定时检查督导工作，全力推进全省公证信息化建设工作。

三要各级司法行政机关和公证机构要进一步加强公证员的教育培训工作，创新培训方式，定期组织公证员进行一次案卷互查，利用互查机会相互交流，及时查摆办证过程中存在的问题，不断提高公证员队伍整体素质和履职能力，努力打造一支“坚守信念、精通业务、维护公正、恪守诚信”的公证队伍。

四要各公证机构要认真研究工作中出现的新情况、新问题，不断适应时代要求，优化服务方式，创新工作方法。按照公证“放管服”改革要求，结合本地实际，向社会做出承诺，最大程度实现“马上办、网上办、就近办、一次办”的要求，坚决打通服务群众的“最后一公里”，真正将减证便民的工作落到实处，不断提高公证公信力，实现政治效果、社会效果、法律效果的有机统一。